Uren bijhouden met Claude of ChatGPT: zo doe je het

In het kort

• Je kunt je uren bijhouden door gewoon tegen Claude of ChatGPT te zeggen wat je deed, bijvoorbeeld "1u Acme, 30m Northwind".
• Daarvoor koppel je je AI aan een planner die de uren echt opslaat, zoals Dowit, via MCP. Je AI zelf onthoudt je uren niet betrouwbaar.
• Zeg het liefst aan het eind van de dag, in één zin, met klant of project erbij. Voor werk dat je live wilt meten, start je een timer.
• Aan het eind van de maand vraag je "wat moet ik nog factureren?" en krijg je per klant een overzicht dat je in je eigen factuurprogramma gebruikt.

Uren bijhouden is voor veel freelancers het klusje dat altijd net blijft liggen. Je weet dat het moet, want elk vergeten uur is geld dat je niet factureert. Toch vergeet je de stopwatch, of zit je vrijdagmiddag je week te reconstrueren uit mails en agenda.

In deze gids lees je hoe je dat oplost door je uren te vertellen in plaats van in te tikken. Je praat met de AI die je al gebruikt, Claude of ChatGPT, en die schrijft je uren weg in een planner. We gebruiken Dowit als voorbeeld, maar de werkwijze en de tips gelden ook als je met iets anders werkt.

#Waarom werkt uren achteraf loggen in één zin vaak beter dan een stopwatch?

Een stopwatch is nauwkeurig, op voorwaarde dat je hem altijd aan- en uitzet. In de praktijk spring je tussen een call, een snelle vraag van een klant en een mail die niet kan wachten. De timer loopt dan door terwijl je iets anders doet, of je vergeet hem te starten. Achteraf corrigeren kost meer tijd dan het meten zelf.

Achteraf loggen werkt anders. Je kijkt aan het eind van de dag terug en vat samen: "2u Acme, 1u Lumen Coffee, 30m admin". Dat duurt tien seconden, en omdat het nog vers is, klopt het meestal goed genoeg om op te factureren.

Een AI maakt die samenvatting nog lichter. Geen formulier, geen keuzelijst, geen begin- en eindtijden: je zegt het zoals tegen een collega, en de planner doet de rest.

Een timer blijft handig voor lange blokken diep werk of klanten die op de minuut afrekenen. De beste aanpak is vaak een mix: timer voor het grote werk, één zin voor de rest.

#Wat heb je nodig om uren bij te houden met Claude of ChatGPT?

Je hebt drie dingen nodig, en waarschijnlijk heb je er al twee.

• Een AI-assistent die eigen connectors toelaat. Claude en ChatGPT kunnen met externe apps praten via MCP (Model Context Protocol). Niet elk abonnement laat eigen (custom) connectors toe, dus kijk dat even na bij je aanbieder.
• Een planner die je uren echt opslaat. Een chatgesprek is geen boekhouding: je AI vergeet details en kan geen betrouwbaar maandoverzicht maken uit losse berichten. Je uren moeten ergens terechtkomen waar ze blijven staan, met klant, project en tarief erbij. In deze gids is dat Dowit.
• Een vaste gewoonte. Eén moment per dag waarop je je uren zegt. Zonder dat moment helpt geen enkele tool.

Dowit heeft zelf geen ingebouwde AI-chat. Het werkt met de AI die je al gebruikt. Meer over hoe dat samenwerkt lees je op de AI-pagina.

#Zo houd je je uren bij met je AI: stap voor stap

#Stap 1: Maak een gratis account en zet je klanten en projecten klaar

Maak een account aan op dowit.io. Inloggen gaat zonder wachtwoord, met Google of met een link per mail, en voor jezelf is het gratis zonder tijdslimiet (zie prijzen).

Zet daarna je klanten en projecten klaar, met een uurtarief per klant of per project. Dat tarief staat in de munt van je werkruimte, bijvoorbeeld euro of dollar. Hoe beter je klanten en projecten benoemd zijn, hoe makkelijker je AI ze herkent: "Acme" en "Acme website" zijn duidelijker dan "Klant A" en "Project 2".

#Stap 2: Koppel Claude of ChatGPT

In Claude: ga naar Instellingen → Connectors en kies "Aangepaste connector toevoegen". Plak het adres https://dowit.io/api/mcp, klik op Verbinden, log in bij Dowit en geef toestemming.

In ChatGPT: ga naar Instellingen → Apps & Connectors, zet Developer mode aan en maak een connector met hetzelfde adres. Log in en geef toestemming.

Menu's kunnen net anders heten, afhankelijk van je versie. Je AI ziet alleen je eigen werkruimte, en ontkoppelen kan altijd in Dowit onder Instellingen → AI-assistent. Een uitgebreidere uitleg staat in de gids Claude koppelen aan je agenda met MCP.

#Stap 3: Log je uren in één zin

Stel eerst je werkuren in, bijvoorbeeld van 9u tot 17u30. Dat kun je ook gewoon aan je AI vragen: "Zet mijn werkuren op 9u tot 17u30."

Daarna is uren loggen één zin: "Log 2u Acme, 1u Lumen Coffee en 30m Northwind." Dowit zet die blokken na elkaar in je werkdag, op de juiste klant, met het juiste tarief. Je hoeft geen begin- of eindtijden te bedenken.

Wil je meer context meegeven, zeg dan ook wat je deed: "1u30 Acme voor de homepage-teksten, 45m Halcyon Labs call over de planning." Die omschrijving komt later terug in je klantoverzicht.

#Stap 4: Gebruik de timer voor werk dat je live wilt meten

Voor een lang blok kun je beter live meten. Zeg "Start de timer op het logo-ontwerp voor Lumen Coffee" en zeg "Stop de timer" als je klaar bent. De lopende timer zie je ook bovenaan in de app, dus je ziet altijd of hij nog loopt.

Maak er een gewoonte van om even naar die balk te kijken voor je je laptop dichtklapt. Dat voorkomt de klassieke timer die de hele nacht doortelt.

#Stap 5: Kijk je week na

Op vrijdag, of wanneer je je week afsluit, vraag je: "Hoeveel uur heb ik deze week gewerkt, per klant?" Je AI haalt het urenrapport op uit Dowit. In de app zelf zie je hetzelfde in het urenoverzicht, per week of maand, per project of klant.

Dit is het moment om gaten te zien. Staat er op woensdag niets terwijl je voor Acme bezig was? Vul het nu aan. Wie een vaste weekreview doet, kan dit daar meteen in opnemen; zie de gids over de weekreview voor freelancers.

#Stap 6: Haal je maandoverzicht op en zie wat je moet factureren

Aan het eind van de maand vraag je: "Wat moet ik nog factureren?" Je krijgt per klant en per maand wat nog openstaat. Daarna vraag je per klant het maandoverzicht op: "Geef me het overzicht van oktober voor Northwind."

Dat overzicht toont de uren per project, per dag wat je deed, de afgeronde taken en het bedrag exclusief btw. Je kopieert het als tekst, drukt het af als pdf of exporteert het als CSV. Belangrijk: Dowit maakt zelf geen facturen. Je maakt de factuur in je eigen factuurprogramma en gebruikt het overzicht als bijlage of als basis.

Heb je de factuur verstuurd, dan zeg je: "Sluit oktober af voor Northwind als gefactureerd." Zo verdwijnt die maand uit je lijst met openstaande maanden. Vergiste je je, dan kun je hem heropenen. Meer over tarieven en factureren lees je in factureren per uur.

#Welke zinnen werken goed om uren te loggen?

Je hoeft geen vaste commando's te leren. Toch helpt het om duidelijk te zijn: noem de duur, de klant of het project, en eventueel wat je deed. Een paar voorbeelden die goed werken:

Zinnen die minder goed werken zijn vaag over klant of duur. "Ik heb vanmiddag wat aan die website gedaan" laat je AI raden naar de klant en de tijd. Een goede AI vraagt dan door, maar het is sneller als je het meteen zegt.

#Hoe houd je je uren nauwkeurig als je ze achteraf logt?

Achteraf loggen is alleen betrouwbaar als je een paar gewoontes volhoudt. Deze tips gelden voor elke manier van urenregistratie, met of zonder AI.

#Log op dezelfde dag

Hoe langer je wacht, hoe meer je gokt. Aan het eind van de dag weet je nog dat die call 45 minuten duurde; op vrijdag is het "ongeveer een uur". Koppel het loggen aan een vast moment, zoals het dichtklappen van je laptop.

#Rond consequent af

Kies één afrondingsregel en houd je eraan, bijvoorbeeld per kwartier. Rond niet de ene keer naar boven en de andere keer naar beneden af op gevoel. Spreek die regel bij voorkeur ook af met je klant, zodat er later geen discussie is.

#Schrijf omschrijvingen die je klant begrijpt

"Bugfix" zegt je klant weinig. "Fout in het contactformulier opgelost" wel. Omdat je omschrijvingen in het maandoverzicht terechtkomen, schrijf je ze eigenlijk voor je klant, niet voor jezelf. Dat scheelt vragen bij de factuur.

#Splits per klant en project

Gooi niet alles op één hoop. Als je voor Acme aan twee projecten werkt met een ander tarief, zeg dan welk project. Zo klopt niet alleen het bedrag, maar zie je ook of een project binnen het budget in uren blijft.

#Wat kan je AI niet, en waar moet je zelf op letten?

Een AI die je uren logt is handig, maar geen magie. Een paar eerlijke kanttekeningen:

• Je AI verzint geen tijden. Als je "1u Acme, 30m Northwind" zegt, zet Dowit die blokken na elkaar in je werkdag. Het weet niet dat je Northwind eigenlijk om 16u deed. Voor facturatie maakt dat meestal niet uit, want het gaat om de duur. Is het exacte tijdstip voor jou belangrijk, gebruik dan de timer.
• Je AI kan zich vergissen in een naam. Heb je twee klanten met een vergelijkbare naam, dan kan je AI de verkeerde kiezen. Duidelijke namen helpen, en een snelle blik op je weekoverzicht vangt het op.
• Jij blijft verantwoordelijk. Wat op een factuur komt, controleer je zelf. Kijk je maandoverzicht na voor je het naar je klant stuurt of de maand afsluit.
• Geen AI-abonnement, geen koppeling. Werkt je AI niet met eigen connectors, dan kun je Dowit nog altijd gewoon in de app gebruiken: timer op een taak, of uren achteraf invoeren.

Over privacy: je AI ziet alleen je eigen werkruimte, en Dowit traint geen AI met je gegevens. Hoe je gegevens afgeschermd zijn, lees je op de pagina veiligheid.

#Veelgestelde vragen

#Kan ChatGPT of Claude zelf mijn uren bijhouden?

Niet betrouwbaar op zichzelf. Een chatgesprek is geen database: details raken verloren en je krijgt er geen correct maandoverzicht uit. Koppel je AI daarom aan een planner die je uren opslaat, zoals Dowit, zodat je AI alleen het doorgeven doet.

#Moet ik nog begin- en eindtijden opgeven?

Nee. Je zegt de duur en de klant of het project, en Dowit zet de blokken na elkaar in je werkdag. Wil je op de minuut weten wanneer je aan iets werkte, gebruik dan de timer.

#Maakt Dowit ook mijn facturen?

Nee. Dowit maakt per klant een maandoverzicht met uren, omschrijvingen en het bedrag exclusief btw. Dat kopieer je als tekst, pdf of CSV naar je eigen factuurprogramma, waar je de factuur maakt.

#Wat kost het?

Voor jezelf is Dowit gratis, zonder tijdslimiet. Werk je met een team, dan heb je het Bedrijfsplan nodig, dat je 14 dagen gratis kunt proberen. Voor de koppeling heb je wel een abonnement van Claude of ChatGPT nodig dat eigen connectors toelaat.

#Kan ik mijn oude uren meenemen?

Ja. Je kunt uren importeren uit Toggl of uit een ander CSV-bestand. Omgekeerd kun je je uren ook altijd als CSV exporteren.

#Werkt dit ook op mijn telefoon?

Ja. Dowit is een web-app die je op je telefoon kunt installeren, dus je kunt er ook onderweg uren invoeren of een timer starten. Of je je connector ook in de mobiele app van Claude of ChatGPT kunt gebruiken, hangt af van je AI-aanbieder.