In het kort
- Hou je uren ook bij als je een vaste prijs vraagt: alleen zo weet je wat een opdracht je echt oplevert per uur.
- Er zijn drie manieren: een timer tijdens het werk, uren achteraf noteren, of je geplande blokken bevestigen. Kies wat je volhoudt.
- Noteer per blok de klant, het project en in één zin wat je deed. Dat is genoeg voor een urenrapport dat je klant vertrouwt.
- Sluit elke werkdag af met twee minuten nakijken. Uren die je pas na een week invult, zijn bijna altijd te laag.
- Met Dowit zeg je je uren gewoon tegen Claude of ChatGPT: "1u Acme, 30m Northwind".
Elke freelancer weet dat hij zijn uren zou moeten bijhouden. Weinigen doen het consequent. De timer staat nog aan van gisteren, of je vult op vrijdag in wat je je herinnert van maandag. Het resultaat: uren die je niet factureert, en een uurtarief dat in werkelijkheid lager ligt dan je denkt.
Deze gids helpt je een systeem op te zetten dat je volhoudt: welke methode bij je past, wat je precies noteert, hoe je afrondt, en hoe je het zo licht maakt dat je het niet meer vergeet.
Waarom zou je als freelancer je uren bijhouden?
Als je per uur factureert, is het antwoord duidelijk: geen uren, geen factuur. Maar ook bij een vaste prijs loont het.
- Je weet wat een opdracht oplevert. Een project van € 3.000 waar je 60 uur aan werkte, bracht € 50 per uur op. Waren het er 30, dan € 100. Zonder uren weet je niet welke opdrachten je opnieuw wilt.
- Je offertes worden beter. Wie weet hoeveel uren een gelijkaardig project kostte, schat het volgende juister in.
- Je ziet waar je tijd naartoe gaat. Administratie, mails en overleg lopen sneller op dan je denkt. Uren maken dat zichtbaar.
- Je klant vertrouwt je meer. Een helder overzicht van wat je deed, voorkomt discussie over je factuur.
Wil je weten welk uurtarief je nodig hebt? Gebruik de uurtarief-calculator.
Welke manier van uren bijhouden past bij jou?
Er zijn drie manieren. De beste is degene die je volhoudt.
| Manier | Hoe het werkt | Past bij |
|---|---|---|
| Timer | Je start een timer als je begint en stopt als je klaar bent | Wie vaak wisselt tussen klanten en precies wil zijn |
| Achteraf | Je noteert aan het eind van de dag wat je deed | Wie in grote blokken werkt en de timer vergeet |
| Geplande blokken | Je plant werkblokken in je agenda en bevestigt ze als uren | Wie zijn dag vooraf plant (timeblocking) |
Veel freelancers combineren: een timer voor korte taken, achteraf voor de rest. Belangrijk is dat je het dezelfde dag doet. Na een paar dagen weet je echt niet meer of dat telefoontje twintig minuten of een uur duurde.
Wat noteer je per tijdsblok?
Hou het eenvoudig. Per blok volstaan vier dingen:
- De klant, zodat je weet wie je factureert.
- Het project, als je voor één klant aan meerdere dingen werkt.
- De duur, of het begin en het einde.
- Wat je deed, in één zin. "Wireframes voor de prijzenpagina", niet "design". Die zin komt in je urenrapport, en je klant leest hem.
Extra velden, zoals labels en categorieën, voelen grondig maar maken registreren trager. En wat traag is, stel je uit.
Factureerbaar of niet?
Niet elk uur kun je aanrekenen. Offertes schrijven, je eigen administratie en opleiding zijn werk, maar meestal niet factureerbaar. Hou ze toch bij, op een interne klant of project ("Administratie", "Acquisitie"). Zo zie je je echte factureerbaar deel. Voor de meeste freelancers ligt dat tussen 50 en 70 procent van hun werkuren.
Hoe rond je af?
Spreek met je klant af hoe je afrondt, en doe het altijd op dezelfde manier. Gangbare keuzes:
- Per 15 minuten, het meest gebruikt: een telefoontje van 8 minuten wordt 15 minuten.
- Per 30 minuten voor werk in grotere blokken.
- Niet afronden en de echte minuten factureren, als je met een timer werkt.
Rond altijd per blok af, niet per dag, en zet je afspraak in je offerte of voorwaarden. Dan is er bij de factuur geen discussie.
Zo zet je een urenregistratie op die je volhoudt: een stappenplan
Stap 1: Zet je klanten en projecten klaar
Maak voor elke klant een klant aan, met daaronder de lopende projecten en het uurtarief. Voeg een interne klant toe voor niet-factureerbaar werk. Zo kies je bij het registreren alleen nog uit een lijst.
Stap 2: Kies je manier per type werk
Bepaal wanneer je een timer gebruikt en wanneer je achteraf noteert. Bijvoorbeeld: timer voor alles korter dan een uur, achteraf voor lange blokken. Een duidelijke regel kost minder denkwerk dan elke keer kiezen.
Stap 3: Registreer tijdens of meteen na het werk
Start de timer als je begint, of noteer het blok zodra je klaar bent. Hoe korter de tijd tussen werk en registratie, hoe juister je uren.
Stap 4: Sluit elke werkdag af
Neem op het einde van de dag twee minuten: kijk je uren na, vul gaten aan en stop een timer die nog loopt. Dit kleine moment is het verschil tussen een betrouwbare urenregistratie en een gok.
Stap 5: Kijk wekelijks en maandelijks terug
Kijk elke week of je uren kloppen met je planning, en maak aan het einde van de maand per klant je urenrapport. Lees ook onze gids over factureren per uur.
Hoe hou je je uren bij met Dowit?
Dowit is een werkplanner voor freelancers waarin je uren bijhoudt naast je agenda, taken en projecten.
- Timer vanuit een taak. Start de timer bij de taak waar je aan begint; de uren komen bij de juiste klant en het juiste project.
- Achteraf in één zin. Zeg aan het einde van de dag tegen Claude of ChatGPT: "1u Acme, 30m Northwind, en 2 uur aan de offerte voor Lumen Coffee". Dowit zet de uren na elkaar in je werkdag.
- Een vergeten timer. Liep je timer de hele nacht? Dowit merkt het en stelt voor om hem te stoppen op het einde van je werkdag.
- Klaar om te factureren. Per klant en per maand zie je wat je deed en wat het kost, met uurtarieven per klant of project, als pdf of CSV.
Kom je van Toggl Track of Clockify? Dan importeer je je uren met een CSV-export. Zie ook onze vergelijking.
Veelgestelde vragen
Moet ik ook uren bijhouden als ik een vaste prijs vraag?
Het hoeft niet, maar het loont. Alleen zo weet je wat een opdracht je per uur opleverde, en kun je je volgende offerte beter inschatten.
Hoe nauwkeurig moet mijn urenregistratie zijn?
Zo nauwkeurig als je afspraak met je klant. Meestal is per 15 minuten genoeg. Belangrijker dan precisie is dat je het elke dag doet.
Wat doe ik als ik vergeten ben mijn uren te noteren?
Reconstrueer de dag met je agenda, je verzonden mails en je bestanden, en noteer het meteen. Zet daarna een vast moment op het einde van je werkdag om je uren na te kijken.
Hoeveel van mijn werkuren kan ik factureren?
Voor de meeste freelancers tussen 50 en 70 procent. De rest gaat naar administratie, acquisitie en opleiding. Reken daarmee bij je uurtarief.
Kan ik mijn uren registreren met Claude of ChatGPT?
Ja, met Dowit. Koppel Dowit één keer aan Claude of ChatGPT, en zeg dan gewoon welke uren je werkte. Lees hoe in uren bijhouden met Claude of ChatGPT.